Bogotá, octubre 25 de 2019

A nuestras partes interesadas:

Me complace confirmar que [nombre de la empresa] reafirma su respaldo a los Diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas en las áreas de los derechos humanos, el trabajo, el medioambiente y la anticorrupción.

En esta Comunicación de progreso anual, describimos nuestras acciones para mejorar continuamente la integración del Pacto Mundial y sus principios a nuestra estrategia de negocios, cultura y operaciones diarias. También nos comprometemos a compartir esta información con nuestras partes interesadas a través de nuestros principales canales de comunicación.

Atentamente,

LUIS FELIPE GOMEZ HERRERA
Gerente General

Sellos certificados: Sunshine está certificada en la norma Rainforest Alliance® desde el año 2010 y de 27 centros de trabajo para diciembre de 2019 se encuentran con el sello 25. Esta certificación le ha permitido a la empresa estar en un proceso de mejoramiento ya que a través de autoevaluaciones de las distintas áreas y auditorías internas está en un permanente cambio hacia prácticas adecuadas en los aspectos ambientales, sociales, derechos humanos, laborales, prácticas anticorrupción, seguridad y salud en el trabajo, y de calidad.

En este aspecto la empresa ha desarrollado una política socioambiental y de derechos humanos, la cual ha dado a conocer a todo el personal vinculado así:

De julio a octubre de 2019 = 4.611 personas.

A cada persona se le entregó un folleto en cual pueden consultar los conceptos básicos en derechos humanos y su relación con el trabajo, así como los canales de comunicación existentes en la empresa.

Se cuenta con un correo para las PQR en derechos humanos que cualquier persona de los distintos grupos de interés puede radicar. Desde el año 2018 a octubre de 2019 se han presentado dos quejas, las cuales tenían que ver con temas relacionados con convivencia laboral, por lo tanto, se redireccionaron para este comité.

La empresa ha implementado un manual para la debida diligencia en derechos humanos que permite gestionar de manera permanente y responsable en todos sus procesos la protección y promoción de los derechos humanos.

Desde el 2018 la empresa es integrante de la Red Colombia contra el trabajo Infantil que le ha permitido conocer la problemática nacional y así mismo participar a en las distintas actividades que se programan en la Red. Hemos implementado en la empresa carteleras que le permiten conocer a nuestros colaboradores donde se pueden comunicar en caso de conocer casos donde los niños estén en riesgo.

Desde el año 2017, dada la frecuente necesidad de mano de obra para la alta demanda en temporadas especiales y teniendo en cuenta además la situación social por la que atraviesa la población migrante que llega de Venezuela hacia Cúcuta, estas son personas de origen venezolano y de origen colombiano retornando a su país de origen dada la situación del vecino país. Así Sunshine pretende contribuir a mitigar la situación de desempleo de la ciudad de Cúcuta y mejorar la calidad de vida de los migrantes. Cabe resaltar que en esta iniciativa hemos contado con el apoyo permanente de la Cancillería, del SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) de la Ciudad de Cúcuta y en algunas oportunidades con la Alcaldía.

Este programa inició en noviembre de 2017 y ha tenido los siguientes avances:
Desde ese año han participado en el proceso de selección 3.025 migrantes y se han contratado 1.636. Actualmente contamos con aproximadamente 150 personas que se quedaron vinculadas con la empresa y no retornaron a Cúcuta.

Cabe resaltar que adicional a este programa realizado en Cúcuta, en nuestros procesos de selección internos en los diferentes municipios de Cundinamarca han participado aproximadamente 720 venezolanos con permiso especial de permanencia (PEP) de los cuales tenemos vinculados 220.

La empresa ha enfrentado desafíos, aprendiendo lecciones claves y ha implementado las mejores prácticas que le han permitido obtener las herramientas necesarias desde la legalidad para la selección y contratación a través de la ejecución de este programa:

Retos y desafíos:

1. Ubicar los contactos en Cúcuta para llevar a cabo el programa en esta ciudad.
2.Desplazamiento de nuestros colaboradores a Cúcuta, jefes, asistentes, médicos, psicólogos, trabajadores sociales.
3.Generar confianza al realizar las convocatorias de manera objetiva y clara para no generar expectativas equivocadas a la población vulnerable.
4.Inversión de la empresa para el acondicionamiento de viviendas dignas que cubran las necesidades básicas de las personas contratadas, incluida la alimentación, la salud, aseo personal, relaciones interpersonales, servicios públicos básicos, salidas de zona de vivienda, recreación, etc.
5.Logística y coordinación con entes públicos y privados para el transporte de ida y vuelta de las personas seleccionadas.
6.Oportunidad en el pago de sus prestaciones sociales definitivas.
7.Conciliar con entes públicos estos temas para que no se desvirtúen a objetivos políticos.
8.Combatir la xenofobia e intolerancia con las poblaciones que viven en los municipios donde tenemos nuestros centros de trabajo y están ubicados los migrantes. Los residentes de estos municipios sienten que no son tenidos en cuenta en nuestros procesos de selección y que estas personas migrantes generan desempleo para ellos y por ende afectaciones sociales.

Así las cosas, la empresa se ha enfrenado agrandes desafíos que espera generen un impacto social reduciendo el desempleo y mejorando la calidad de vida de venezolanos (a) y colombianos(a) migrantes del país vecino y combatir la contratación ilegal de estas personas y ofrecerles las condiciones dignas a las que tienen derecho como seres humanos.

CI SUNHINE BOUQUET S.A.S., desea continuar con esta iniciativa porque genera un impacto social en familias migrantes de Venezuela y así mismo seguir contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de estas personas. Para esto la empresa debe contar con una infraestructura, recursos y logística a largo plazo que tienen un gran impacto económico, pues debe poner a disposición de los migrantes unas condiciones dignas y básicas de vivienda, alimentación, recreación, etc.

Costes directos : $1.300.000.oo COP por persona
Soporte en especie : $1.023.000.oo COP por persona
Total : $ 804.883.104.oo COP total por temporada

Desde agosto de 2019 la empresa entró en proceso de adhesión a TENT Partnership for Refugees con el fin de unir fuerzas y hacer alianzas que le permitan continuar con la contratación de migrantes de Venezuela. También participó en el evento de alto nivel sobre el Sector Privado y Refugiados en América Latina organizado por Tent Partnership for Refugees y el Banco Interamericano de Desarrollo en el evento a margen de las naciones unidas el 23 de septiembre donde se tuvo la oportunidad de anunciar nuevos compromisos medibles y significativos para ayudar a los venezolanos.

A cada persona se le entregó un folleto en cual pueden consultar los conceptos básicos en derechos humanos y su relación con el trabajo, así como los canales de comunicación existentes en la empresa.

Se cuenta con un correo para las PQR en derechos humanos que cualquier persona de los distintos grupos de interés puede radicar. Desde el año 2018 a octubre de 2019 se han presentado dos quejas, las cuales tenían que ver con temas relacionados con convivencia laboral, por lo tanto, se redireccionaron para este comité.

La empresa ha implementado un manual para la debida diligencia en derechos humanos que permite gestionar de manera permanente y responsable en todos sus procesos la protección y promoción de los derechos humanos.

Se cuenta con una matriz de riesgos en derechos la cual permite generar planes de acción frente a este tema. desde el año 2018 a la fecha solamente se han tenido dos quejas, las cuales se direccionaron al Comité de Convivencia laboral.

Se estàn desarrollando los indicadores para medir este tipo de comportamientos y actividades alternas para minimizar los riesgos.

Sellos certificados

Sunshine está certificada en la norma Rainforest Alliance® desde el año 2010 y de 27 centros de trabajo para diciembre de 2019 se encuentran con el sello 25. Esta certificación le ha permitido a la empresa estar en un proceso de mejoramiento ya que a través de autoevaluaciones de las distintas áreas y auditorías internas está en un permanente cambio hacia prácticas adecuadas en los aspectos ambientales, sociales, derechos humanos, laborales, prácticas anticorrupción, seguridad y salud en el trabajo, y de calidad. Desde el año 2017 la empresa está comprometida con la contrataciòn de migrantes de Venezuela para garantizar que estas personas gocen de todas las garantías de Ley.

Planta actual: cuenta 9.537 colaboradores. El 52% del personal contratado corresponde a mujeres y el y el 48% a hombres. Esto se da porque para la operación de corte de flores y la elaboración de bouquets se requieren las cualidades y actitudes que poseen las mujeres. Dentro de la contratación la empresa maneja el 48% con colaboradores en misión o labor contratada por medio de las Empresas de Servicios Temporales y el 52% con contratos directos. Cabe aclarar que los mismos colaboradores que inician con la Temporal son los que pasan de acuerdo con la evaluación de desempeño a contrato directo por empresa con un salario por encima del salario mínimo legal vigente en un 10%.

Contrataciòn de Migrantes de Venezuela: Este programa inició en noviembre de 2017 y ha tenido los siguientes avances:

Desde ese año han participado en el proceso de selección 3.025 migrantes y se han contratado 1.636. Actualmente contamos con aproximadamente 150 personas que se quedaron vinculadas con la empresa y no retornaron a Cúcuta.

Cabe resaltar que adicional a este programa realizado en Cúcuta, en nuestros procesos de selección internos en los diferentes municipios de Cundinamarca han participado aproximadamente 720 venezolanos con permiso especial de permanencia (PEP) de los cuales tenemos vinculados 220.

Desde agosto de 2019 la empresa entró en proceso de adhesión a TENT Partnership for Refugees con el fin de unir fuerzas y hacer alianzas que le permitan continuar con la contratación de migrantes de Venezuela. También participó en el evento de alto nivel sobre el Sector Privado y Refugiados en América Latina organizado por Tent Partnership for Refugees y el Banco Interamericano de Desarrollo en el evento a margen de las naciones unidas el 23 de septiembre donde se tuvo la oportunidad de anunciar nuevos compromisos medibles y significativos para ayudar a los venezolanos.

Sellos certificados: Sunshine está certificada en la norma Rainforest Alliance® desde el año 2010 y de 27 centros de trabajo para diciembre de 2019 se encuentran con el sello 25. Esta certificación le ha permitido a la empresa estar en un proceso de mejoramiento ya que a través de autoevaluaciones de las distintas áreas y auditorías internas está en un permanente cambio hacia prácticas adecuadas en los aspectos ambientales, sociales, derechos humanos, laborales, prácticas anticorrupción, seguridad y salud en el trabajo, y de calidad.

• Durante el 2018 – 2018 se han sembrado alrededor de 7.850 individuos de árboles nativos en todas las fincas de Sunshine Bouquet.
• En el primer trimestre de 2019 se reciclaron 900 Toneladas de residuos generados durante la producción de flores.
• Contamos con 28 concesiones de agua otorgadas por la autoridad ambiental.
• Se realiza el cálculo de huella de carbono para todas las fincas desde 2017.
• En el año 2018 intervenimos 1,5 Ha del Humedal Gualí para ser preservado y conservado mediante la siembra de 500 árboles nativos.
• Los residuos peligrosos generados en el área de aspersión son gestionados y enviados a Coprocesamiento con Geocycle.
• Contamos con campaña interna de sustitución de papel bond por papel fabricado por caña de azúcar.
• Estamos realizando pruebas de biodegrabilidad para los capuchones de las flores.
• Reemplazo de gas refrigerante R-22 por R-507, el cual tiene un factor de calentamiento global menor.

Se generan indicadores mensualmente los cuales permiten tomar las medidas de mejoramiento continuo.

Para C.I. SUNSHINE BOUQUET S.A.S., el comportamiento ético es primordial para construir y sostener relaciones legítimas y productivas con todos sus grupos de interés. Por lo tanto, el cumplimiento y promoción de reglas de conducta ética están latentes en todas las prácticas justas de su operación. Prevenir la corrupción y respetar todas las normas éticas, la rendición de cuentas y la transparencia dependen del principio de legalidad operando de manera honesta, íntegra y equitativa.

La Misión de la empresa consiste en mantener un liderazgo basado en la producción limpia de sus operaciones, gestionando los procesos hacia el cuidado del medio ambiente, inspirado en la satisfacción de sus clientes, y buscando siempre una competencia justa hacia una efectividad en sus procesos y en especial lograr que sus colaboradores se sientan satisfechos.

Las conductas no éticas de los colaboradores de C.I. SUNSHINE BOUQUET SAS y de los demás grupos de interés comprometen su buen nombre y reputación, así como la pérdida de confianza de quienes participan en toda la cadena de valor. Por eso una reputación favorable y aceptable es un medio inmaterial que beneficia todas las relaciones de esa cadena de valor de la cual hacen parte todas las personas, entidades y empresas. En cuanto a las relaciones específicas con los colaboradores una reputación favorable y aceptable le permite a la empresa tomar decisiones sin interferencia de conflictos de intereses, o abuso de autoridad.

Dado lo anterior actualmente la empresa está elaborando “El código de Conducta Ética Empresarial” que está constituido por unos principios y unas pautas de comportamiento. Estos principios se basan en la responsabilidad; calidad; compromiso con los grupos de interés y el medio ambiente; respeto; honestidad, sinceridad/Justicia y Sostenibilidad.

Se pretende con “El código de Conducta Ética Empresarial” que todas las partes involucradas actúen basadas en dichos principios, pues están alineados con un modelo de favorecimiento y ayuda mutua. Por eso espera que todos los grupos de interés externos lo adopten por medio de conductas y comportamientos acorde al mismo.

Se desarrollò una matriz de riesgos que ha permitido identificar y priorizar las actividades relacionadas con comportamientos inadecuados y que van en contravìa de las políticas de la empresa y están fuera de la legalidad.

Desde luego la empresa ha implementado unas políticas que permiten la verificación, control, seguimiento y monitoreo de seguridad en la información y protección de datos de todos sus grupos de interés. También realiza controles y monitoreos que le permiten garantizar que los terceros también acatan la normatividad nacional vigente.

CI SUNSHINE BOUQUET SAS, cuenta con mecanismos para concretar estas prácticas empresariales:

• Manual de Prevención de amenazas;
• política general de seguridad y privacidad de la información;
• monitoreo de seguridad de la información, que se debe dar a conocer a los contratistas y proveedores;
• un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT);
• una matriz de comunicaciones con los grupos de interés que permite identificar oportunidades de mejoramiento continuo;
• así como el Reglamento Interno de Trabajo, las normas, las políticas, el presente código y demás normas que se derivan del mismo.

Se tiene contemplado que antes de finalizar el presente año, el código se dará a conocer a las partes interesadas e iniciará su implementación.

Se estàn desarrollando los indicadores para medir este tipo de comportamientos y actividades alternas para minimizar los riesgos.