13/nov/2019

A nuestros Grupos de Interés:

Me complace confirmar que Consultores en Planificación y Desarrollo S.C. (COPLADE Consultores) reafirma su respaldo a los Diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas en las áreas de los derechos humanos, el trabajo, el medioambiente y la anticorrupción.

En esta Comunicación de progreso anual, describimos nuestras acciones para mejorar continuamente la integración del Pacto Mundial y sus principios a nuestra estrategia de negocios, cultura y operaciones diarias. También nos comprometemos a compartir esta información con nuestras partes interesadas a través de nuestros principales canales de comunicación.

Atentamente,

Raúl Martínez y Rojas
Director General

Consultores en Planificación y Desarrollo S.C. (COPLADE Consultores) es una empresa mexicana que cuenta con 39 años de experiencia en brindar servicios de consultoría a empresas, instituciones públicas y Organizaciones de la Sociedad Civil. Sus servicios siempre han buscado incentivar el desarrollo sostenible del país a través de mejorar las condiciones educativas, de salud, sociales, económicas y políticas.

El desempeño profesional de COPLADE Consultores está orientado a ir más allá del cumplimiento contractual, normativo y legal en cada una de nuestras actividades, ya que considera el impacto social y medioambiental en los proyectos en los que participa; promueve los procesos participativos con sus grupos de interés; impulsa la competencia justa; se guía por los principios de legalidad, transparencia, respeto, ética, justicia, equidad y derechos humanos; y por último busca la construcción de valor compartido que permita beneficios a la sociedad.

La empresa, al contar con el Distintivo ESR® que otorga CEMEFI, reconociéndola como “Empresa Socialmente Responsable” y ser miembro del Pacto Mundial de la ONU, está comprometida con los Objetivos del Desarrollo Sostenible de la Agenda 2030, para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población y en general del planeta.

En COPLADE Consultores desarrollamos y respetamos nuestro Código de Ética y Conducta como instrumento a través del cual se plasman valores, normas, pautas o directrices, y comportamientos que la empresa debe tener cotidianamente para su funcionamiento. Lo anterior posibilita el establecimiento de las formas en que la empresa se relaciona en términos éticos con sus grupos de interés, entre ellos: socios, colaboradores, proveedores, competencia, clientes y comunidad.
Esto implica contar con una guía que transmita la conducta y acciones socialmente aceptadas frente a situaciones específicas.

En COPLADE CONSULTORES ante todo valoramos y respetamos los derechos humanos tanto de colaboradores como de nuestros grupos de interés, reforzando nuestro compromiso fundamental para alcanzar metas y objetivos. Por lo anterior, establecemos las pautas, lineamientos y controles en diferentes procesos y actividades relacionadas mediante la generación, aplicación, control y seguimiento de las siguientes políticas internas:

1. Política de Recursos Humanos
2. Política de Responsabilidad Social Empresarial
3. Política de Vinculación y Relación con Grupos de Interés

Las políticas se deben implementar de manera razonada, cumpliendo con la legislación local y aplicando el sentido común, sin olvidar el contexto específico de cada cliente y colaborador.

COPLADE Consultores tiene como metas para el próximo año dar prioridad en el diseño y fortalecimiento durante la gestión de sus proyectos que desarrolle con diferentes grupos sociales a nivel comunitario o regional, los siguientes derechos humanos: alimentación, salud, educación, trabajo, a la propiedad y a un ambiente sano.

COPLADE Consultores ha incorporado acciones, políticas y lineamientos acordes con la responsabilidad social tanto de manera interna como en nuestro ejercicio profesional, tratando de ser una empresa que impulse el desarrollo de programas de responsabilidad social y respeto a los derechos humanos con nuestros colaboradores, clientes, competidores y proveedores.

Nuestro Código de ética y conducta hace posible fortalecer la ejecución de una gobernanza socialmente responsable y la conducta ética en cada una de nuestras actividades estableciendo, sensibilizando y garantizando el cumplimiento principalmente de los siguientes lineamientos:

• Reconocer la dignidad de las personas y respetar su libertad y su privacidad.
• Prohibiendo y castigando con medidas disciplinarias cualquier acto de discriminar a cualquier persona en todas sus expresiones por razones de género, estado civil, edad, religión, raza, opinión, política, clase social o económica, embarazo, lengua, origen, ético, nacionalidad, preferencia sexual o discapacidad.
• Condenar, prohibir y denunciar todo tipo de acoso u hostigamiento dentro y fuera de nuestro lugar de trabajo.
• En cualquier actividad con nuestros grupos de interés (colaboradores, clientes, competidores, proveedores y comunidad) se deben respetar y proteger los Derechos Humanos, así como prevenir y evitar cualquier tipo de complicidad que los afecte.
• El respeto hacia los demás debe ser un elemento básico de la conducta de sus colaboradores.

En Relación a los Derechos Humanos en nuestras Políticas internas de Recursos Humanos y la Política de Vinculación y Relación con Grupos de Interés exigimos y monitoreamos el cumplimiento de los siguientes lineamientos basados en los principios de legalidad, transparencia, ética, justicia y equidad:

•Los colaboradores de COPLADE Consultores deben participar en talleres de sensibilización sobre temas de Derechos Humanos y Responsabilidad Social para facilitar su conocimiento y compromiso, así como con las acciones y programas que se lleven a cabo.
• El enfoque de nuestros lineamientos está basado en la construcción de Valor Compartido y el desarrollo sostenible que atienden las necesidades y las expectativas de nuestros Grupos de Interés, además de buscar apoyar el desarrollo del país, mediante principios fundamentados en el respeto de los derechos humanos y demás principios del Pacto Global de la ONU para mejorar la calidad de vida de nuestra fuerza de trabajo, las familias y las comunidades circunvecinas a los proyectos de COPLADE Consultores.
• Mantener una comunicación participativa a través de un diálogo abierto, transparente y claro, para fomentar la toma de decisiones informadas y en beneficio de los intereses de los clientes, así como de la sociedad y el medio ambiente.
• Cuidar y salvaguardar la protección de la confidencialidad de los datos e información que nos proporcionen los clientes derivados de nuestros servicios.
• Colaborar con proveedores fomentando el respeto a los derechos humanos y laborales fundamentales en el ejercicio de su actividad.
• Los servicios de consultoría que tengan impacto en las comunidades tales como diagnósticos socioeconómicos, implementación de programas y acciones sociales, investigaciones de campo, entre otras, deben considerar y respetar los derechos humanos, la identidad, costumbres y creencias de las comunidades para prevenir en todo momento causar daños o generar conflictos sociales.
• Consultar a los grupos representativos de la comunidad, incluyendo a los pueblos indígenas, para determinar las prioridades de la inversión social en los proyectos de desarrollo sustentable que les afecten, así como sus términos, condiciones y actividades.

La difusión de los lineamientos de las políticas es parte fundamental para garantizar su cumplimiento, es por ello que se implementaran los siguientes mecanismos:

1.- Carta Compromiso de Cumplimiento a las Políticas de COPLADE Consultores:
Los colaboradores de COPLADE Consultores deben conocer cada uno de los lineamientos de las políticas de la empresa y posteriormente comprometerse con su cumplimiento. Lo anterior se realiza a través de la entrega de políticas en formato digital, la asistencia a pláticas informativas en las cuales se explica cada uno de los elementos que la conforman, y la firma de una Carta Compromiso. En ella, los colaboradores manifiestan que han leído las políticas, la entienden y se comprometen a cumplirlas.

2.- Publicación de las Políticas de COPLADE Consultores en Página Web
La publicación es con el objetivo de hacer del conocimiento general nuestros posicionamientos informando a nuestros grupos de interés, de los lineamientos, principios, valores y responsabilidades que guían nuestra conducta.

Sistema de Denuncias: Al detectar u observar una situación que pudiera suponer el incumplimiento o vulneración de cualquiera de los lineamientos establecidas en las políticas y/o código de ética y conducta de COPLADE Consultores, deben ser comunicado al Comité de Responsabilidad Social y Ambiental, que actúa en el ámbito de sus funciones consultivas o resolviendo las denuncias que se puedan plantear por los incumplimientos.

La administración, medición y cumplimiento del Código de Ética y Conducta y Políticas Internas se lleva a cabo por un comité, cuyas funciones se mencionan a continuación:

Consultivas: resolver las dudas de interpretación de los principios y las pautas de actuación contenidas en el presente Código, así como asesorar sobre la forma de actuar en determinadas situaciones.
Resolutivas: analizar y resolver las denuncias por incumplimiento del Código
Vigilancia: velar por el cumplimiento del Código de Ética y Conducta, y proponer la actualización de su contenido para ajustarlo a los cambios que se produzcan en la empresa, mercado, sociedad y legislación.

El comité se integra de la siguiente manera:
a) Su conformación es de miembros internos
b) Los integrantes deben ser nombrados por el Director General
c) Su composición consta de un presidente, secretario y miembros
d) Es responsabilidad de los miembros sesionar regularmente según la agenda anual de trabajo y en su caso necesario convocar a reuniones extraordinarias
e) El Comité se integra por un mínimo de tres y un máximo de cinco colaboradores.

Los canales de denuncias se realizarán a través de los siguientes mecanismos: Correo electrónico y Denuncia anónima en el buzón físico de la empresa.
Las denuncias deben ser investigadas hasta que se concluya el proceso con el debido cuidado y de manera confidencial de ser el caso.

Los colaboradores de COPLADE Consultores que incumplan o violen lo establecido en las políticas internas y el Código de Ética y Conducta tendrán diferentes consecuencias en función de la gravedad de los hechos y acciones. Las sanciones pueden ir desde una amonestación verbal y/o escrita, hasta la terminación o rescisión del contrato laboral.

En caso de presentarse una acción que vaya más allá de los lineamientos establecidos se procederá a realizar la denuncia en la instancia o autoridad correspondiente. La determinación del tipo de sanción se debe realizar por el Comité de Ética y Conducta

En COPLADE Consultores entendemos que nuestros empleados son la clave del éxito y que su compromiso es fundamental para alcanzar nuestras metas y objetivos. Es por ello que mediante la generación, capacitación, implementación y monitoreo de la política de Recursos Humanos así como el Código de Ética y Conducta, establecemos los lineamientos y condiciones del proceso que definen las funciones que guían las acciones de nuestros colaboradores, las cuales están basadas en las directrices estratégicas de nuestra Misión, Visión y Valores.

Las pautas, lineamientos y controles son aplicadas en los diferentes procesos y actividades relacionadas a la gestión efectiva de los Recursos Humanos de la empresa, tales como:

1. Reclutamiento Selección y Contratación de Personal
2. Gestión Administrativa de Personal
3. Seguridad y Salud en el Trabajo
4. Desarrollo Organizacional, Capacitación y Retención de Personal.

Las políticas son implementadas de manera razonada, cumpliendo con la legislación local y aplicando el sentido común, sin olvidar el contexto específico de cada cliente y colaborador.

Mediante nuestra normativa buscamos utilizar las sanas prácticas y usos comunes con apego al marco legal aplicable y a las disposiciones en la materia emanadas de las autoridades competentes, bajo esquemas de control interno para garantizar la igualdad de trato en cuanto a género, orientación sexual, edad, condición social y origen étnico, dando las mismas oportunidades a todos en la contratación, promoción, remuneración y división del trabajo, eliminando la discriminación en todas sus expresiones.

De igual manera, a través de las políticas internas se llevan a cabo nuestras operaciones bajo una comunicación efectiva y coordinación institucional contando con información suficiente, confiable y comprobable que sustente una correcta toma de decisiones y a su vez mantener a nuestros colaboradores y grupos de interés directos informados sobre los asuntos relevantes y cambios importantes que les afectan.

Como empresa de servicios, COPLADE Consultores considera a sus colaboradores como un elemento fundamental y estratégico para ofrecer servicios eficientes y de calidad para que, a su vez, sea rentable y sustentable. Es por ello que, a través de los siguientes lineamientos, se busca ofrecer un buen trato con un entorno de trabajo que fomente su crecimiento, participación, formación y medidas de conciliación que favorezcan la igualdad de oportunidades, así como el respeto a los derechos laborales y humanos.

• Respetar los derechos laborales y humanos reconocidos en la legislación nacional e internacional.

• Fomentar una alta ética profesional e integridad personal entre los colaboradores para aseguran nuestra credibilidad y reputación como empresa.

• Proporcionar condiciones de trabajo decentes en relación a salarios, horas de trabajo, descanso semanal, vacaciones, así como dar un trato especial para las madres y padres colaboradores con hijos pequeños.

• Generar estrategias para propiciar la conciliación familiar y laboral a través de horarios flexibles y esquemas de trabajo en casa.

• Cuidar la salud y seguridad de sus colaboradores.

• Respetar la libertad de asociación de sus colaboradores.

• Impulsar el desarrollo profesional de los colaboradores, a través de capacitación y evaluación continua.

• Fomentar el diálogo y comunicación interna para conocer su grado de satisfacción a través de encuestas y talleres que permitan dar cuenta del clima organizacional.

• El reclutamiento y selección del personal se debe realizar considerando criterios objetivos, transparentes e informados, aplicando procedimientos validados de evaluación técnica, psicológica y exámenes pre-ocupacionales que permitan proveer los cargos, según los perfiles de puesto deseados.

• Respetar la igualdad de trato, oportunidades y promover la no discriminación por razón de raza, color, edad, sexo, estado civil, ideología, opiniones políticas, nacionalidad, religión o cualquier otra condición personal, física o social. A través de ello, se garantizará la capacidad para incorporar, motivar y retener el mejor talento y mantener los principios éticos y legales esperados de una empresa de confianza, congruente y alineada con nuestros valores.

• Queda tajantemente prohibido la contratación de candidatos menores de quince años y el uso de trabajo infantil en todas sus manifestaciones de acuerdo a lo establecido por la ley. De igual forma, no debe utilizarse el trabajo de mayores de quince y menores de dieciocho años que no hayan terminado su educación básica obligatoria.

• Toda selección y contratación de candidatos se debe realizar atendiendo exclusivamente a criterios de mérito y capacidad, sin exclusión, permitiendo identificar y evaluar a los ideales en función de los conocimientos, actitudes, habilidades y competencias requeridos para los diferentes puestos de trabajo garantizando que todos los candidatos reciben el mismo trato durante todo el proceso.

• Se debe presentar a los candidatos una oferta clara y por escrito de valor competitiva que favorezca la selección y la contratación de los mejores profesionales garantiza condiciones similares o superiores a los de su competencia, en la composición de salarios, liquidaciones y despidos.

• Queda estrictamente prohibido cualquier manifestación de explotación laboral y trabajo forzoso, la relación de trabajo, tareas y actividades deben ser aceptadas libremente por los colaboradores, sin ser impuestas por amenazas o intimidaciones por parte de sus compañeros y/o superiores.

• En COPLADE Consultores se debe respetar en todo momento el derecho de toda persona a formar o unirse a un grupo o entidad constituida por personas afines, con el fin de actuar de manera colectiva para expresar, promover, ejercer o defender un campo de interés común a nivel local, nacional o internacional, y a dotarse de la capacidad para llevarlos adelante de acuerdo con las condiciones, los medios y las actividades más acordes a los mismos tanto en materia laboral como personal.

• Al ser una empresa familiar, el vínculo y valores familiares son muy importantes para la empresa, por lo que anualmente se promueve la generación de un Calendario de Actividades de Convivencia Familiar e Integración de todos los colaboradores subsidiadas por la empresa.

• En la medida que la operación y los clientes lo permitan, todos los miércoles se puede laborar con en un esquema de trabajo en casa, para lo cual se establecerán actividades y tareas puntuales a entregar al siguiente día, así como canales, formatos y herramientas de comunicación para el monitoreo y seguimiento de las mismas durante ese día.

• Nuestra finalidad es retener y motivar a los colaboradores ofreciéndoles un plan de carrera atractivo y realista que les permita desarrollar sus habilidades a mediano y largo plazo. Los jefes directos tienen la responsabilidad de guiar y formar a los colaboradores para que prosperen en sus puestos actuales por medio de formación y mayor experiencia a través de diversas responsabilidades con actividades en proyectos de diferentes índoles.

• Desde el momento de la contratación, a cada uno de los colaboradores se les deben establecer y comunicar claramente metas y objetivos realistas, medibles y alcanzables enfocadas a sus competencias y área de influencia. Semestralmente se genera una evaluación de desempeño y objetivos de carrera a través de diversas herramientas y procesos, a cada uno de los colaboradores calificando su logros y áreas de oportunidad a partir de los parámetros y metas establecidas comunicadas desde un inicio. A partir de las calificaciones y retroalimentaciones favorables de las dos evaluaciones semestrales se generará un ajuste de sueldo premiando sus resultados.

• Como empresa de servicios, COPLADE Consultores reconoce que la preparación, el conocimiento, la educación y la actualización constante de nuevas metodologías y tecnologías por parte de sus colaboradores, es de suma importancia para garantizar la sustentabilidad y calidad del negocio. Por lo tanto, cada colaborador debe contar con un plan mensual de capacitación con tareas y actividades específicas que debe cumplir enfocadas a promover la actualización y el perfeccionamiento de sus conocimientos y habilidades, previniendo disminuir riesgos de trabajo, incrementando la productividad, el desarrollo humano y mejorando sus competencias.

• En esta empresa, se busca que los colaboradores comprendan la importancia de la mejora continua, así como de compartir abiertamente sus conocimientos e ideas con sus colegas. Por ello, se deben fomentar prácticas como el desarrollo profesional lateral, el aumento de responsabilidades y los equipos multidisciplinarios para adquirir habilidades adicionales y enriquecer el contenido de sus puestos de trabajo. Por otra parte, con estos grupos de trabajo se busca fortalecer el apoyo en equipo, las habilidades de liderazgo de cada colaborador y la integración.

• Queda estrictamente prohibido cualquier manifestación de discriminación y/o violación a los derechos humanos entre colaboradores o hacia un Grupo de Interés o Grupo Vulnerable con los que se tenga interacción. Una falta de este tipo puede incluso provocar la recesión de contrato del colaborador involucrado.

• Comprometidos con la salud y buenos hábitos de alimentación de nuestros colaboradores, COPLADE Consultores, como parte de sus prestaciones ofrece diariamente en el las oficinas corporativas, comidas caseras balanceadas. Por las mañanas se envía por medio de un comunicado interno, el menú del día indicando el aporte nutricional de cada uno de los platillos.

• En COPLADE Consultores se fomentan las actividades deportivas y recreativas para promover prácticas saludables a los colaboradores mediante información y apoyos en flexibilidad de horarios para practicarlas.

En materia de aprendizaje, con el fin de monitorear e identificar las áreas de oportunidad a reforzar de cada colaborador, se aplican exámenes y/o evaluaciones sobre cada material estudiado, los cuales deben aprobar satisfactoriamente ya que son considerados en su evaluación de desempeño.

Los ascensos en COPLADE Consultores se basan en un desempeño sostenido en cuanto a resultados y conducta, así como en el potencial de crecimiento futuro de cada colaborador

La administración, medición y cumplimiento de la Política de Recursos Humanos se lleva a cabo por un comité, cuyas funciones se mencionan a continuación:

Consultivas: resolver las dudas de interpretación de los principios y las pautas de actuación contenidas en la política, así como asesorar sobre la forma de actuar en determinadas situaciones.
Resolutivas: analizar y resolver las denuncias por incumplimiento.
Vigilancia: velar por el cumplimiento de la política, y proponer la actualización de su contenido para ajustarlo a los cambios que se produzcan en la empresa, mercado, sociedad y legislación.

El comité se integra de la siguiente manera:
a) Su conformación es de miembros internos
b) Los integrantes deben ser nombrados por el Director General
c) Su composición consta de un presidente, secretario y miembros
d) Es responsabilidad de los miembros sesionar regularmente según la agenda anual de trabajo y en su caso necesario convocar a reuniones extraordinarias
e) El Comité se integra por un mínimo de tres y un máximo de cinco colaboradores.

Los canales de denuncias se realizarán a través de los siguientes mecanismos: Correo electrónico y Denuncia anónima en el buzón físico de la empresa.
Las denuncias deben ser investigadas hasta que se concluya el proceso con el debido cuidado y de manera confidencial de ser el caso.

Los colaboradores de COPLADE Consultores que incumplan o violen lo establecido en las políticas internas y el Código de Ética y Conducta tendrán diferentes consecuencias en función de la gravedad de los hechos y acciones. Las sanciones pueden ir desde una amonestación verbal y/o escrita, hasta la terminación o rescisión del contrato laboral.

En caso de presentarse una acción que vaya más allá de los lineamientos establecidos se procederá a realizar la denuncia en la instancia o autoridad correspondiente. La determinación del tipo de sanción se debe realizar por el Comité de Ética y Conducta.

En las últimas décadas, el consumo en nuestro planeta ha tenido una incidencia negativa para el medio ambiente ya que ha generado la sobreexplotación de los recursos naturales, con efectos económicos adversos, agotando de manera acelerada materias primas y generando a la vez más basura y residuos contaminantes. Por otra parte, problemas como el calentamiento global y la extinción de fauna y flora son preocupantes y deben ser atendidos.

Es por eso que COPLADE Consultores se suma a los esfuerzos para preservar nuestro medio ambiente, impulsar el desarrollo sostenible y fomentar una cultura de cuidado al medio natural que beneficie a las generaciones futuras.

Consideramos que el tema de protección al medio ambiente debe abordarse con ética y transparencia, y en ese sentido desarrollamos una Política Ambiental la cual contiene principios de prevención, responsabilidad y sostenibilidad, manifestando nuestros esfuerzos de preservar y proteger el hábitat natural.
Conscientes de la importancia de nuestra responsabilidad ambiental, por medio de la mencionada política, COPLADE Consultores busca establecer el marco general de actuación de nuestros colaboradores a través de principios y lineamientos que favorezcan la preservación de la salud y cuidado del medio ambiente que aseguren el control de nuestros procesos, productos y operaciones, creando una cultura interna de mejora continua, la minimización de impactos ambientales y el total cumplimiento a la normatividad nacional e internacional, procurando el desarrollo sostenible de la empresa.

La finalidad de la política está basada en lo siguiente:
• Garantizar el puntual cumplimiento a los requisitos que la ley señala en materia de protección ambiental que competen a nuestra actividad empresarial.
• Promover una cultura de cuidado al medio ambiente con nuestros Grupos de Interés.
• Comunicar a los Grupos de Interés nuestras acciones, actividades y logros relacionados con la gestión ambiental.
• Orientar nuestro plan de negocios para conseguir un desarrollo y crecimiento sostenible.

La política Ambiental Empresarial de COPLADE Consultores contiene los lineamientos que rigen de manera sustentable y responsable el comportamiento en sus actividades empresariales a favor del cuidado del medio ambiente. Realiza un conjunto de esfuerzos para conservar el entorno natural, prevenir, controlar y mitigar cualquier daño o contaminación al medio ambiente y a la salud derivado de nuestros servicios de consultoría y trabajo administrativo. Estamos de acuerdo con los ODS de la Agenda 2030.

Los lineamientos de actuación constituyen un aspecto estratégico para ofrecer servicios responsables social y ambientalmente, basados en los principios de legalidad, transparencia, ética, justicia y equidad, comprometidos activamente en el cuidado del medio natural que nos rodea. Dentro de los principales lineamientos en materia medio ambiental destacan:

• Todos nuestros servicios ofertados deben actuar con transparencia, apegados a la legislación ambiental y a todas sus normas y leyes aplicables, adoptando patrones y sistemas para el cuidado del medio ambiente.

• Desde la planeación hasta la implementación y seguimiento de los proyectos, COPLADE Consultores debe siempre buscar el desarrollo sostenible a través de la prevención y mitigación de cualquier impacto negativo que pudiera dañar al medio ambiente y a la salud.

• El Comité de Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental debe realizar análisis comparativos de estrategias, y generar un Plan de Gestión Ambiental Anual con acciones y objetivos que aporten elementos para la mejora continua, así como para identificar las posibles alianzas con empresas y/u Organizaciones de la Sociedad Civil para sumar esfuerzos con una meta en común.

• La inversión ambiental de COPLADE Consultores es parte de su Responsabilidad Social y para ello todos los colaboradores deben involucrarse en los talleres, actividades y propuestas establecidas en el Plan de Gestión Ambiental Anual de la empresa e intentar extender la invitación a los Grupos de Interés y familiares.

• En cada inicio de un nuevo proyecto, se debe identificar y analizar el área natural en la que se desarrollarán las actividades, incluyendo la definición del ecosistema, principales especies de flora y fauna, los posibles daños a la salud y generar un diagnóstico de su situación actual.

• En el área natural del proyecto establecida, se debe identificar todo posible impacto negativo a la salud, al ecosistema y biodiversidad a partir de los servicios y actividades de COPLADE Consultores.

• Dentro del plan de gestión y desarrollo de cada proyecto se deben incluir actividades y/o acciones de mitigación de los posibles daños previamente identificados, que podrán definirse de manera interna o con el apoyo de ONG u Organizaciones de la Sociedad Civil locales. Dichas medidas pueden ser las ya integradas en el Plan de Gestión Ambiental Anual.

• Los colaboradores deben buscar reducir la contaminación por basura en nuestras actividades y servicios a través de una gestión responsable; se deberá encontrar un segundo uso a los artículos e insumos de oficina, antes de su desecho final.

• Se deben entregar todos los equipos y/o mobiliarios deteriorados, que pueden llegar a ser reutilizados, a gestores que los recuperen o reparen para donarlos a asociaciones sociales o reintroducirlos en mercados de segunda mano.

• El agua que se utiliza en la en la cocina de las oficinas de COPLADE para la preparación de alimentos de los colaboradores, se debe reutilizar para regar las plantas. Sobre todo, la que se utiliza para la cocción de los vegetales.

• En COPLADE Consultores se promueve el uso compartido del automóvil entre compañeros de trabajo con el fin de reducir el tráfico y contaminación ambiental. De igual manera, se persigue que los colaboradores realicen una utilización racional y responsable de los vehículos a través de: asegurar el perfecto mantenimiento de sus autos, aprovechar los recorridos programados en donde se logre el menor número de viajes posibles buscando el cumplimiento de varias gestiones en el mismo trayecto para optimizar recursos y tiempo, así como la adopción de hábitos de manejo económico.

• Se debe evitar imprimir documentos que no son estrictamente necesarios tener en papel o aquellos que tengan mucho espacio en blanco.

• Los documentos de apoyo para uso interno que no serán entregados a clientes, deben ser impresos por ambas caras del papel.

• Se deben configurar los equipos de cómputo en ahorro de energía.

• Los colaboradores deben aprovechar la iluminación natural en las zonas de trabajo a través de la apertura de cortinas durante el día y acomodar los escritorios cercanos a las ventanas.

• Al término de la jornada laboral y/o al momento de dejar una oficina vacía los colaboradores deben de cerciorarse que las luces se encuentren totalmente apagadas, así como los equipos de cómputo e impresoras.

• En caso de detectarse por parte de los colaboradores, algún funcionamiento incorrecto en las instalaciones, fugas o goteos, se debe comunicar al responsable del Comité de Responsabilidad Social y Ambiental para que adopte las medidas pertinentes, evitando así gastos innecesarios.

• Para fomentar el buen uso y ahorro de los recursos, se deben colocar rótulos en las diferentes instalaciones de la oficina con mensajes alusivos al aprovechamiento adecuado del papel, tóner, agua y energía.

• Para la selección de proveedores y compras de suministros de oficina, comedor y limpieza se deben considerar criterios sustentables tal como: selección de productos a granel que no utilicen un embalaje, con el fin de reducir basura, comprar productos biodegradables, reciclables y que no contaminen al medio ambiente.

• La oficina cuenta con un filtro purificador de agua, por lo que, los colaboradores deben utilizarlo para evitar consumir agua embotellada o rellenar botellas que ya tengan varias veces para reutilizarlas.

• La cocina de las oficinas está equipada con tazas, vasos, cubiertos y loza para su uso por parte de todos los colaboradores, por lo tanto, queda prohibida la compra de cualquier utensilio de cocina desechable para el uso diario.

• Estimular consumos de productos y servicios sustentables dentro y fuera de COPLADE Consultores.

• A través del Plan de Gestión Ambiental Anual, de forma independiente o en conjunto con otras organizaciones, se deben crear o agendar la asistencia o participaciones en programas de educación ambiental, talleres, capacitaciones, actividades, etc. Una vez aceptadas y programadas dichas acciones, se debe buscar invitar, involucrar e integrar a nuestros Grupos de Interés a las mismas, en beneficio de la conservación del medio ambiente y las comunidades.

• Sensibilizar a sus Grupos de Interés en el desarrollo de una nueva cultura ambiental a través de procesos de aprendizaje que incrementen la toma de conciencia del cuidado ambiental.

• COPLADE Consultores debe basar su oferta de servicios en negocios y proyectos que propicien el respeto y protección del entorno, comprometiéndose con la conservación del medio ambiente y alineados a los Objetivos del Desarrollo Sostenible (ODS) de la Agenda 2030.

• Impulsar la realización de proyectos que contribuyan a mejorar la eficiencia energética y no contaminante, por medio de fuentes renovables y amigables con el medio ambiente. Fomentar y/o implementar durante su actividad empresarial, tecnologías que garanticen la seguridad de los recursos naturales.

• Considerar los impactos ambientales del desarrollo de servicios y proyectos en las comunidades. En caso de identificar impactos negativos potenciales sobre la biodiversidad y de los ecosistemas, se deben llevar a cabo medidas para prevenir, eliminar o minimizar dichos impactos.

• Considerar las proyecciones climáticas globales y locales a futuro, con el fin de identificar riesgos e integrar la adaptación al cambio climático dentro de las decisiones y actividades de la empresa.

• Impulsar tecnologías y técnicas agrícolas, industriales, médicas y de otro tipo poniéndolas a disposición de quienes las necesiten, garantizando la seguridad del agua potable, servicios sanitarios, alimentos y otros recursos críticos para la salud humana.

• Se deben elaborar documentos de monitoreo a lo largo de cada proyecto con indicadores específicos que midan la posible repercusión que pudieran estar ocasionando nuestras actividades en la zona de interacción, así como los resultados de las acciones de prevención planeadas y aplicadas.

Complementario a nuestra Política Ambiental, para facilitar su puesta en marcha y mejorar las buenas prácticas ambientales en cada uno de nuestros servicios se generó, se implementó y se le da seguimiento al “Manual de Buenas Prácticas Ambientales” que pretende dar a conocer a nuestros colaboradores y grupos de interés, un conjunto de acciones, actividades y nociones básicas orientadas a propiciar buenas prácticas ambientales que hagan posible la optimización de recursos, su reutilización y reciclaje.
La finalidad del manual es:

• Facilitar la incorporación de nuevas prácticas que beneficien el cuidado ambiental.
• Promover el uso responsable de recursos: energía eléctrica, papel y agua.
• Brindar herramientas y recomendaciones para la reducción, reutilización y reciclaje de insumos.

El seguimiento y supervisión de los principios y lineamientos enunciados en nuestra política Ambiental Empresarial, se lleva a cabo a través de un Comité de Responsabilidad Social y Ambiental compuesto por colaboradores de COPLADE Consultores.

La responsabilidad del Comité es garantizar que los grupos de interés conozcan y entiendan los lineamientos de las políticas, incentivar y dar seguimiento al cumplimiento de las mismas, así como, la toma de decisiones actualizando los lineamientos para mejorarlas de ser necesario.

El comité se integra de la siguiente manera:

• Presidente: Responsable de coordinar e implementar planes, programas y proyectos de ESR y Ambientales, monitorear los resultados, así como crear nuevas acciones y alianzas que fortalezcan las acciones de la empresa en este campo.
• Tesorero: Encargado de llevar un control puntual de los presupuestos y recursos asignados a los proyectos de Responsabilidad Social y Ambientales.
• Miembros Internos: Colaboradores de COPLADE Consultores seleccionados que deben acudir a cada reunión como responsables de retroalimentar sobre el desarrollo, incidencias, resultados y seguimiento de cada uno de los proyectos.
• Vocero: Representante enfocado a apoyar, orientar e informar, a través de los mecanismos antes mencionados, a todos los colaboradores de la empresa respecto a las actividades, decisiones, resultados y nuevas estrategias de RSE y Ambientales, haciéndoles partícipes en ellas tanto en la planeación como en su ejecución.
• Miembros Externos: Se debe buscar contar en las reuniones de comité con integrantes de los Grupos de Interés para que aporten iniciativas, den seguimiento a las propuestas y se involucren en el desarrollo de los proyectos de Responsabilidad Social y Ambientales.

Se realizan cuatro sesiones al año de manera ordinaria. No obstante, el comité puede celebrar sesiones extraordinarias las veces que sea necesario, dependiendo de la importancia, urgencia o falta de atención de los asuntos. Lo anterior para que a través del diálogo participativo se pueda lograr una gestión adecuada de la sostenibilidad de la empresa y, por tanto, de la consecución de los objetivos de la implementación de la Responsabilidad Social Empresarial.
Los asuntos a tratar en cada sesión del comité, tienen como finalidad llegar a acuerdos que permitan cumplir con los objetivos, lineamientos y estrategias para la implementación y desarrollo de la responsabilidad social empresarial de COPLADE Consultores. En cada sesión de trabajo se debe levantar una minuta que refleje los acuerdos, resultados, responsabilidades, fecha de compromiso de su ejecución, evaluación y/o seguimiento.

Sistema de Denuncias: Al detectar u observar una situación que pudiera suponer el incumplimiento o vulneración de cualquiera de los lineamientos establecidas en las políticas de COPLADE Consultores, deben ser comunicado al Comité de Responsabilidad Social y Ambiental, que actúa en el ámbito de sus funciones consultivas o resolviendo las denuncias que se puedan plantear por los incumplimientos.

Los canales de denuncias se realizarán a través de los siguientes mecanismos:
• Correo electrónico: contacto@copladeconsultores.com
• Denuncia anónima en el buzón físico de la empresa
El formato para presentar la denuncia, deberá contar con la siguiente información:

• Fecha y lugar de los hechos.
• Nombre y apellidos del denunciante (campo opcional)
• Identificación de los nombres y cargos de los colaboradores denunciados
• Descripción de los presuntos actos de violación a los principios de la empresa.
• Adjuntar evidencias en caso de contar con alguna (documentos, fotografías, grabaciones de voz, etc.)

Las denuncias deben ser investigadas hasta que se concluya el proceso con el debido cuidado y de manera confidencial de ser el caso.

Los colaboradores de COPLADE Consultores que incumplan o violen lo establecido en la Política Ambiental, tendrán diferentes consecuencias en función de la gravedad de los hechos y acciones. Las sanciones pueden ir desde una amonestación verbal y/o escrita, hasta la terminación o rescisión del contrato laboral. La determinación del tipo de sanción se debe realizar y aprobar de manera unánime por el Comité de Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental.

En caso de presentarse una acción que vaya más allá de los lineamientos de la presente política se procederá a realizar la denuncia en la instancia o autoridad correspondiente.

En Consultores en Planificación y Desarrollo S.C. (COPLADE Consultores) tenemos un firme compromiso con la calidad e integridad de nuestros servicios, el cual es fundamental para el éxito de nuestras metas y cumplimiento de nuestras responsabilidades. A través de nuestro Código de Ética y Conducta se plantean nuestros valores, normas, pautas o directrices, y comportamientos que la empresa debe tener cotidianamente para su funcionamiento. Lo anterior posibilita el establecimiento de las formas en que nos relacionamos en términos éticos con nuestros grupos de interés, entre ellos: colaboradores, proveedores, asociados, competencia, clientes, autoridades, comunidad y medio ambiente. Esto implica contar con una guía que transmita la conducta y acciones socialmente aceptadas frente a situaciones específicas, así como los muchos factores que se conjugan para fomentarla en toda su red.

De esta manera, la aplicación de dicho código de ética y conducta por todos los colaboradores que forman parte de la empresa, contribuye a la configuración de nuestra cultura corporativa y la generación de un clima ético organizacional.

En COPLADE Consultores uno de nuestros valores corporativos más importantes es la Honestidad y Confianza aplicada a nuestros principios, criterios y una cultura de la legalidad en la realización de nuestras acciones, demostrando integridad, transparencia y confidencialidad en cada proyecto. Es por ello que, en nuestro Código de Ética y Conducta, así como en nuestras políticas se maneja una tolerancia cero ante la corrupción, extorsión y sobornos evitando todas aquellas acciones y medidas que implican un abuso del poder para obtener beneficios personales, ya sea económicos o que representen ventajas.

De igual manera mediante nuestras políticas y el comité de ética y conducta se controla que ningún empleado tenga algún Conflicto de Intereses, entendido como una confrontación que ocurre cuando los intereses privados de un individuo interfieren o se oponen con los intereses de otro o de la empresa en la que labora en su conjunto.

En la empresa se utilizan como herramientas de comunicación, seguimiento y control tres documentos:

1.- Código de Ética y Conducta: Declaración formal de los principios éticos de una empresa y de las normas de actuación esperadas. Se trata de un documento que permite operar con los valores corporativos ofreciendo una guía a los directivos y colaboradores para la resolución de dilemas éticos.
2.- Política de Recursos Humanos: documento que establece las pautas, lineamientos y controles en los diferentes procesos y actividades relacionadas a la gestión efectiva de los Recursos Humanos de la empresa.
3.- Boletín Informativo de Prácticas Anticorrupción: Documento ilustrativo que detalla las definiciones de los conceptos relacionados a la corrupción, así como nuestras normas específicas y las actividades para combatirlas y prevenirlas.

Nuestro Código de ética y conducta hace posible fortalecer la ejecución de nuestras actividades mediante una conducta ética estableciendo, sensibilizando y garantizando el cumplimiento principalmente de los siguientes lineamientos:

• Todos los colaboradores, sin importar su nivel jerárquico dentro de la empresa, beberán conducirse y relacionarse bajo prácticas de transparencia, equidad, respeto al principio de legalidad y rendición de cuentas con sus grupos de interés.

• En cualquier actividad con nuestros grupos de interés (colaboradores, clientes, competidores, proveedores y comunidad) se deben respetar y proteger los Derechos Humanos, así como prevenir y evitar cualquier tipo de complicidad que los afecte.

• Promover y facilitar la detección de prácticas ilegales y/o conductas inapropiadas a través de los mecanismos establecidos.

• No divulgar información confidencial relativa a los procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, datos técnicos, de mercado o de cualquier otro tipo.

• No utilizar el nombre o los recursos de la empresa para beneficio personal.

• Informar con oportunidad a los socios sobre violaciones al código.

• Las relaciones con los proveedores deben basarse en la calidad de los servicios y productos que ofrecen, y en la integridad de sus prácticas empresariales, garantizándose, además de una actuación socialmente responsable, la transparencia, igualdad de trato y la utilización de criterios objetivos para su selección, según se establezca en cada momento la normatividad interna de contratación.

• La selección de los proveedores se debe realizar de manera imparcial, basada en criterios de calidad, rentabilidad y servicio.

• Queda totalmente prohibido el solicitar o recibir algún incentivo por parte de los proveedores para su selección.

• No se debe establecer relaciones con proveedores que infrinjan la ley o los principios básicos contenidos en el presente código ético.

• Los socios capitalistas además de financiar las propuestas de negocio y asumir ciertos riesgos, deben garantizar y tener la convicción de que la organización es ética, legal y responsable ante la sociedad, y deben llevar este mensaje a todos sus colaboradores.

• Deben empeñarse en respetar los derechos y beneficios de cada uno, y asegurar una administración eficiente y honesta de sus recursos, así como de brindarle a los demás socios, la información necesaria para el óptimo desarrollo de los proyectos de la empresa.

• Con el fin de darle valor y legitimidad al presente código, su actuación debe respetar sus disposiciones, mostrar lealtad y compromiso, defender la imagen de la empresa y tomar decisiones críticas para el éxito de su desempeño y la solución de posibles conflictos.

• Queda prohibido utilizar medios impropios como sobornos para mejorar nuestra posición competitiva en nuestros mercados, se debe buscar la ventaja competitiva a través de la superación técnica para mejorar nuestra oferta de servicios.

• Se debe promover la competencia justa a través de prácticas honestas y transparentes.

• Toda la información que se proporcione acerca de nuestros servicios de consultoría debe ser verídica, relevante y dentro de los límites de la legalidad. De igual forma ningún colaborador debe proporcionar información falsa o que induzca a error sobre la competencia, ni utilizarla para desarrollar actuaciones tendentes a desprestigiar a los competidores.

• La relación con las autoridades debe apegarse a los valores y principios que la empresa promueve.

• Se debe ofrecer un trato respetuoso a las autoridades y atender a sus requerimientos y observaciones, buscando la colaboración con el cumplimiento de su misión de acuerdo con las facultades que les otorgan las leyes o regulaciones.

• Los tratos, trámites y relaciones que en representación de la empresa se realicen, con dependencias o funcionarios gubernamentales, se deben llevar a cabo en concordancia con las leyes aplicables.

• Queda estrictamente prohibido dar o recibir sobornos ya que es ilegal, altamente no ético y puede ocasionar consecuencias legales severas para todas las personas involucradas y fuertes multas para la compañía.

• Queda estrictamente prohibido cualquier manifestación, insinuación o intento de corrupción y/o soborno, ofreciendo beneficios en provecho de terceros que estén al servicio de cualquier organización (pública o privada) para obtener ventajas o realizar negocios, sea cual fuere su naturaleza.

• Está prohibido en la empresa realizar o promover negocios ilegales por parte de nuestros colaboradores, subcontratistas y/o proveedores.

• En vías de evitar cualquier acto de corrupción, extorsión o soborno, los colaboradores de COPLADE Consultores deben participar en las siguientes acciones preventivas: identificar las áreas y actividades en los que pudieran generarse actos corrupción y soborno; asistir a talleres informativos sobre el tema; generar y difundir boletines informativos al respecto; entre otras.

• Ningún colaborador debe utilizar la información a la que tenga acceso por razón de su trabajo para fines distintos de los legales o contractualmente establecidos.

Por su parte nuestra política de Recursos Humanos fortalece la información, los controles y las buenas prácticas a través de los siguientes lineamientos:
• Garantizar la máxima transparencia en las contrataciones, supervisando que todas sus operaciones y actividades se rijan conforme a lo que estipulan las leyes nacionales e internacionales, según aplique.

• Fomentar prácticas responsables entre proveedores y su cadena de suministro, a través de cláusulas contractuales y difusión de iniciativas sostenibles.

• Efectuar auditorías de sus prácticas laborales, sociales y medio ambientales y actuar en consecuencia cuando las prácticas o resultados detectados no sean satisfactorios.

• Mantener relaciones transparentes con funcionarios de gobiernos locales, representantes políticos, organizaciones sociales, instituciones académicas y empresas privadas sin sobornos o influencias indebidas.

La difusión de los lineamientos del Código de Ética y Conducta, así como de las políticas es parte fundamental para garantizar su cumplimiento, es por ello que se implementaran los siguientes mecanismos:

1.- Carta compromiso de adhesión al Código de ética y conducta y Carta Compromiso de Cumplimiento a las Políticas de COPLADE Consultores
Los colaboradores de COPLADE Consultores deben conocer cada uno de los lineamientos del código y las políticas de la empresa y posteriormente comprometerse con su cumplimiento. Lo anterior se realiza a través de la entrega de políticas en formato digital, la asistencia a pláticas informativas en las cuales se explica cada uno de los elementos que la conforman, y la firma de las cartas mencionadas. En ellas, los colaboradores manifiestan que han leído los documentos, los entienden y se comprometen a cumplirlos.

2.- Publicación de las Políticas de COPLADE Consultores en Página Web
La publicación es con el objetivo de hacer del conocimiento general nuestros posicionamientos informando a nuestros grupos de interés, de los lineamientos, principios, valores y responsabilidades que guían nuestra conducta.

Sistema de Denuncias: Al detectar u observar una situación que pudiera suponer el incumplimiento o vulneración de cualquiera de los lineamientos establecidas en las políticas y/o código de ética y conducta de COPLADE Consultores, deben ser comunicado al Comité de Responsabilidad Social y Ambiental, que actúa en el ámbito de sus funciones consultivas o resolviendo las denuncias que se puedan plantear por los incumplimientos.

En COPLADE Consultores se ha buscado sensibilizar a todos nuestros grupos de interés sobre la importancia de evitar por todos los medios cualquier manifestación de corrupción principalmente con nuestros colaboradores. Esto se ha logrado con éxito ya que, a la fecha durante 39 años de existencia de la empresa, no se ha presentado algún caso que lamentar.

La empresa se compromete a conducir sus operaciones de manera transparente e íntegra, por lo que todas las transacciones deben cumplir con las leyes anticorrupción y antisoborno, incluyendo los requerimientos de mantener libros contables y registros completos y precisos.

En caso de que algún colaborador de COPLADE Consultores esté siendo objeto, o tenga conocimiento de algún acto de corrupción o soborno respecto a sus funciones o actividades laborales, lo debe reportar o denunciar de manera inmediata. Las denuncias deben ser investigadas hasta que se concluya el proceso con el debido cuidado y de manera confidencial de ser el caso.

La administración, medición y cumplimiento de los lineamientos previamente mencionados, se lleva a cabo por un Comité de Ética y Conducta, cuyas funciones se mencionan a continuación:

Consultivas: resolver las dudas de interpretación de los principios y las pautas de actuación contenidas en la política, así como asesorar sobre la forma de actuar en determinadas situaciones.
Resolutivas: analizar y resolver las denuncias por incumplimiento.
Vigilancia: velar por el cumplimiento de la política, y proponer la actualización de su contenido para ajustarlo a los cambios que se produzcan en la empresa, mercado, sociedad y legislación.

El comité se integra de la siguiente manera:
a) Su conformación es de miembros internos
b) Los integrantes deben ser nombrados por el Director General
c) Su composición consta de un presidente, secretario y miembros
d) Es responsabilidad de los miembros sesionar regularmente según la agenda anual de trabajo y en su caso necesario convocar a reuniones extraordinarias
e) El Comité se integra por un mínimo de tres y un máximo de cinco colaboradores.

Los canales de denuncias se realizarán a través de los siguientes mecanismos: Correo electrónico y Denuncia anónima en el buzón físico de la empresa.

Los colaboradores de COPLADE Consultores que incumplan o violen lo establecido en las políticas internas y el Código de Ética y Conducta tendrán diferentes consecuencias en función de la gravedad de los hechos y acciones. Las sanciones pueden ir desde una amonestación verbal y/o escrita, hasta la terminación o rescisión del contrato laboral.

En caso de presentarse una acción que vaya más allá de los lineamientos establecidos se procederá a realizar la denuncia en la instancia o autoridad correspondiente. La determinación del tipo de sanción se debe realizar por el Comité de Ética y Conducta.