United Nations Global Compact
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Bogotá, 29 de octubre de 2021

Att. Pacto Mundial de las Naciones Unidas

Como Directora Ejecutiva, me complace confirmar que Azaí Consultores reafirma su respaldo a los diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas en las áreas de los derechos humanos, el trabajo, el medioambiente y la anticorrupción.

Adjunto la primera Comunicación de progreso anual (CoP) de Azaí Consultores donde describimos nuestras acciones para la integración del Pacto Mundial y sus principios en nuestra estrategia de negocios, cultura y operaciones diarias.

Además, nos comprometemos a compartir esta información con nuestras partes interesadas a través de nuestros principales canales de comunicación.

Atentamente,

Lina Tangarife
Gerente General
Azaí Consultores

Azaí Consultores cuenta con medidas en relación con el respeto a los Derechos Humanos con sus grupos de interés:

Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SGSST) que tiene por objetivo diseñar, implementar y mantener los estándares legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, a través de campañas, planes, programas y eventos con el fin de contribuir en la promoción y el cuidado de la salud, la seguridad y el bienestar laboral de consultores y colaboradores de la entidad.

Protocolo de Bioseguridad, creado a raíz de la pandemia por COVID-19 y que vela por que los trabajadores, clientes y las personas (comunidad) en su área de influencia estén protegidos en sus actividades diarias frente a posibles contagios, especialmente durante el trabajo en campo y en oficina. El objetivo es orientar las medidas generales de bioseguridad en el marco de la pandemia por el nuevo coronavirus COVID-19, con el fin de disminuir el riesgo de transmisión del virus de humano a humano durante el desarrollo de todas sus actividades.

Azaí Consultores también cuenta con un Código de Ética donde se definen los principios y valores y cómo se implementa el código; y un documento que define el ADN de Azaí , donde se define la cultura de la organización, su propósito, sus valores, competencias, estilo de liderazgo, rasgos culturales, etc.

Azaí Consultores fomenta la formación de sus empleados en Derechos Humanos y ha promovido la formación en género entre sus trabajadores, facilitando el acceso a plataformas de formación on line.

Azaí está definiendo actualmente el proceso de medición de las políticas y procesos que ha puesto en marcha. En el próximo informe de progreso, Azaí Consultores contará con su primera medición y podrá presentar resultados.

Adicionalmente, estamos realizando el proceso de aplicación para ser certificados como Empresa B en Colombia y se están creando los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de las medidas propuestas, y alinear nuestra operación a los principios rectores del Sistema B.

Dada la razón de ser de la empresa, Azaí también está construyendo una estrategia que le permita medir y verificar el impacto social que genera en sus clientes y en las organizaciones con las que trabaja.

Azaí Consultores cuenta con varias políticas para garantizar las adecuadas condiciones laborales de sus trabajadores.
Los mencionados anteriormente:
- Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SGSST) que tiene por objetivo diseñar, implementar y mantener los estándares legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, a través de campañas, planes, programas y eventos con el fin de contribuir en la promoción y el cuidado de la salud, la seguridad y el bienestar laboral de consultores y colaboradores de la entidad.
- Protocolo de Bioseguridad, creado a raíz de la pandemia por COVID-19 y que vela por que los trabajadores, clientes y las personas (comunidad) en su área de influencia estén protegidos en sus actividades diarias frente a posibles contagios, especialmente durante el trabajo en campo y en oficina. El objetivo es orientar las medidas generales de bioseguridad en el marco de la pandemia por el nuevo coronavirus COVID-19, con el fin de disminuir el riesgo de transmisión del virus de humano a humano durante el desarrollo de todas sus actividades.

Además Azaí Consultores cuenta con:
- Plan de Bienestar en el que se establecen algunos compromisos de la empresa para brindar un espacio de desarrollo personal y profesional a los trabajadores. Incluye algunos valores claves:
Diversidad e inclusión, fomentando un entorno seguro y respetuoso que valore las perspectivas diversas, mitigue el sesgo inconsciente y permita una cultura en la que los empleados puedan trabajar tal y como son.
Compromiso con el Medio Ambiente y la responsabilidad de disminuir la huella de carbono y el manejo eficiente de los residuos.
Transparencia como un principio de las acciones, personas y procesos a través de comunicación transparente en todos los niveles de la organización.
El foco en las personas para que cada persona sienta que es lo más importante y que el recurso más importante es la comunicación y la escucha de las necesidades de nuestro equipo.
Este plan se concreta en una serie de políticas: política de calidad de vida y salario emocional (vacaciones, trabajo por objetivos, permisos anuales, licencias remuneradas, etc.); política de crecimiento profesional (retroalimentación, protección al talento interno, plan de carrera, etc.); política de medición de desarrollo de la organización; política de ambiente laboral (trato digno y respetuoso, espacios adecuados, comité de convivencia, salud y seguridad en el trabajo, prioridad en lo humano, reuniones de integración, retención de talento, etc.); política de celebraciones, reconocimientos y pronunciamientos.

Azaí Consultores también cuenta con un Código de Ética donde se definen los principios y valores y cómo se implementa el código; y un documento que define el ADN de Azaí , donde se define la cultura de la organización, su propósito, sus valores, competencias, estilo de liderazgo, rasgos culturales, etc.

Gestión del talento humano: Azaí Consultores cuenta con procesos claros de Selección, Inducción y Gestión del conocimiento disponibles en su intranet. Además, garantiza que todas las personas vinculadas a la empresa, tanto personal fijo como el pool de consultores, cumplen con los requisitos legales en cuanto a salario y pago de seguros sociales e impuestos tal y como regula el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia.

Como se ha mencionado anteriormente y a raíz de la pandemia por SARS-COVID19 Azaí Consultores cuenta con un Protocolo de Bioseguridad que vela por que los trabajadores, clientes y las personas (comunidad) en su área de influencia estén protegidos en sus actividades diarias frente a posibles contagios, especialmente durante el trabajo en campo y en oficina.

Azaí está definiendo actualmente el proceso de medición de las políticas y procesos que ha puesto en marcha. En el próximo informe de progreso, Azaí Consultores contará con su primera medición y podrá presentar resultados.

Adicionalmente, estamos realizando el proceso de aplicación para ser certificados como Empresa B en Colombia y se están creando los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de las medidas propuestas, y alinear nuestra operación a los principios rectores del Sistema B.

Dada la razón de ser de la empresa, Azaí también está construyendo una estrategia que le permita medir y verificar el impacto social que genera en sus clientes y en las organizaciones con las que trabaja.

Azaí Consultores, como empresa colombiana, sigue el procedimiento para la separación de residuos definido en la Resolución 2184 del 26 de diciembre de 2019 que entró en vigor el 1 de enero de 2021. Cuenta con una Política Ambiental donde describe las medidas que adopta en cuanto a la separación de residuos (separando plástico, vidrio, metales, papel y cartón; restos higiénicos y residuos COVID; restos orgánicos aprovechables) y la gestión de residuos peligrosos y especiales. Además, Azaí fomenta el consumo responsable y de emprendimientos locales (ahorro de energía, agua, papel, la alimentación y transporte sostenible, etc.) estableciendo mecanismos de ahorro a aplicar desde la empresa o por los trabajadores en la oficina o en casa.

Azaí Consultores está comprometida con la protección del medio ambiente e impulsa iniactivas para su promoción como la mencionada Política Ambiental donde describe las medidas que adopta en cuanto a la separación de residuos (separando plástico, vidrio, metales, papel y cartón; restos higiénicos y residuos COVID; restos orgánicos aprovechables) y la gestión de residuos peligrosos y especiales.
Además, fomenta el consumo responsable y de emprendimientos locales (ahorro de energía, agua, papel, la alimentación y transporte sostenible, etc.) entre sus trabajadores estableciendo mecanismos de ahorro a aplicar desde la empresa o por los trabajadores en la oficina o en casa.

Azaí está definiendo actualmente el proceso de medición de las políticas y procesos que ha puesto en marcha. En el próximo informe de progreso, Azaí Consultores contará con su primera medición y podrá presentar resultados.

Adicionalmente, estamos realizando el proceso de aplicación para ser certificados como Empresa B en Colombia y se están creando los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de las medidas propuestas, y alinear nuestra operación a los principios rectores del Sistema B.

Dada la razón de ser de la empresa, Azaí también está construyendo una estrategia que le permita medir y verificar el impacto social que genera en sus clientes y en las organizaciones con las que trabaja.

Azaí Consultores está legalmente constituida y cumple con todos los requisitos legales y fiscales como empresa colombiana. Cuenta con:

Auditorías y contabilidad externa: Con la ayuda de la firma de consultoría Mazal, realizan las respectivas revisiones para que las compras que se realicen estén de acuerdo con la Ley. Se hacen las siguientes verificaciones:
Validar que la información de las facturas de compra estén con los requisitos de acuerdo con la cámara de comercio.
Que todas las compras que se realizan tengan una factura o cuenta de cobro de soporte.
Que todas los pagos se realicen por medio de transferencias electrónicas a no ser que sean de cuantías menores a 50 mil pesos (Caja Menor).
Que todas las organizaciones o clientes tengan el RUT y la Cámara de Comercio actualizados al año fiscal.
Se realicen y se paguen las respectivas retenciones de acuerdo el hecho económico.

Procesos administrativos: definidos y disponibles en la intranet y que cubren los siguientes temas: compras, caja menor, certificados, documental, contratos externos, contratos internos, activos fijos, mantenimiento, tomas de decisiones y manejo de conflictos de intereses. También hay procesos definidos para pagos, facturación, recuperación de cartera, monetización de divisas, causación contable, impuestos y contratación legal. Los documentos tienen por finalidad garantizar la transparencia en los procesos que se realizan dentro de la organización y que los proveedores empresas jurídicas tengan todos los documentos legales; en el caso de personas naturales para garantizar que estén afiliados a la seguridad social, con su pago respectivo.

Presentación gastos a la DIAN: Por ley en Colombia existe la presentación de la información exógena, en donde incluye toda la información de las transacciones realizadas por la organización en el año fiscal, esto significa que todos los gastos e ingresos deben de ser reportados y deben de coincidir con los impuestos presentados, como rentas, IVA, ICA y demás. A partir del año 2020 se religa la implementación de la factura electrónica hacia la DIAN, esto para que se reporten los ingresos de manera inmediata.

Política de privacidad y protección de datos. Azaí Consultores dando cumplimiento de las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 para la protección de datos personales, en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, diseña esta política para regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, protección y supresión de aquella información que se reciba de los titulares de datos personales o de terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que ha dispuesto en el desarrollo de sus actividades. La política sigue los siguiente principios rectores: Principio de Finalidad, Principio de Libertad, Principio de Veracidad o Calidad, Principio de Transparencia, Principio de Acceso y Circulación Restringida, Principio de Seguridad, Principio de Confidencialidad. Azaí, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de los datos. También se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles, se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en sus decretos reglamentarios. Azaí debe respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello Azaí Consultores adoptará las técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Se creó el correo protecciondedatos@azai.co para que el área administrativa y jurídica resuelva cualquier duda o inquietud que cualquiera de los clientes, funcionarios o terceros puedan tener.

Como ya se ha mencionado anteriormente Azaí Consultores cuenta con auditorías externas que supervisan las facturas de compra, los pagos y retenciones, procedimientos administrativos para la gestión financiera, presentación de gastos a la DIAN y una política de privacidad que se comunica a todos los grupos de interés y que está presente en todas las comunicaciones.

Azaí está definiendo actualmente el proceso de medición de las políticas y procesos que ha puesto en marcha. En el próximo informe de progreso, Azaí Consultores contará con su primera medición y podrá presentar resultados.

Adicionalmente, estamos realizando el proceso de aplicación para ser certificados como Empresa B en Colombia y se están creando los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de las medidas propuestas, y alinear nuestra operación a los principios rectores del Sistema B.

Dada la razón de ser de la empresa, Azaí también está construyendo una estrategia que le permita medir y verificar el impacto social que genera en sus clientes y en las organizaciones con las que trabaja.