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Linee Guida per le Comunicazioni Annuali richieste dal Global Compact
Linee Guida per le Comunicazioni Annuali richieste dal Global Compact (Communication on progress - COP)
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Introduzione
Da Gennaio 2003 l?ufficio del Global Compact di New York ha introdotto delle nuove direttive per quanto concerne le Comunicazioni Annuali (Communication on Progress). Questa nuova politica chiede alle imprese che hanno aderito al Global Compact di comunicare annualmente con gli altri stakeholders informando di quanto fatto in rispetto ai dieci principi del Global Compact (fare riferimento alle linee guida per la stesura delle Communication on Progress). Questa comunicazione deve avvenire attraverso rapporti finanziari annuali, rapporti di sostenibilità o altre comunicazioni pubbliche, diffuse sul sito web oppure su altri canali di comunicazione.
Uno dei punti di maggior forza del Global Compact è la sua natura volontaria e i suoi sforzi per un continuo miglioramento. L?approccio volontario rischia però di perdere tutta la sua integrità e credibilità se non si è in grado di dimostrarne i progressi ottenuti (1). Questo punto di vista è ampiamente condiviso da tutti gli stakeholders. Durante lo scorso Global Compact Leading Summer sono stati proprio gli stakeholder a volere che in qualche modo si cercasse di rinforzare le procedure di stesura delle Communication on Progress, in quanto ritenute gli indicatori dell?impegno dei partecipanti. Conseguentemente a questa richiesta le Comunicazioni annuali sono state inserite nelle misure d?integrità del Global Compact e le imprese che non inviano la loro Communication on Progress per due anni consecutivi saranno considerate ?inactive?(inattive) sino a quando non avranno inviato la loro Communication on Progress.
1) Come redigere e rendere
pubbliche le Communication on Progress
a. Gli elementi obbligatori delle
Communication on Progress
Ogni Communication on Progress deve includere i seguenti tre elementi:
-
Una lettera iniziale che contenga una dichiarazione in cui si rinnovi l?impegno preso a sostegno dell?iniziativa, firmata dal Direttore Generale o dall?Amministratore Delegato dell?impresa.
-
Una descrizione delle azioni pratiche che i partecipanti hanno intrapreso nel rispetto dei principi del Global Compact da quando hanno scelto di aderire all?iniziativa
-
Valutazione dei risultati ottenuti o di quelli che ci si aspetta di ottenere usando il più possibile indicatori o sistemi di misura come il Global Report
Il primo punto sottolinea l?importanza di
coinvolgere nell?iniziativa gli alti vertici dell?azienda. Questo serve ad
ottenere risultati soddisfacenti nell?attuazione di operazioni di responsabilità
sociale dell?impresa basate su risultati a lungo termine ?Se non sono gli alti
vertici dell?imprenditoria a sostenere inesorabilmente l?iniziativa, a lanciare
dei segnali chiari di priorità e comportamenti in quanto modelli da seguire i
cambiamenti andranno a rilento e le aziende torneranno a concepire il business
come è sempre stato.? (2).
Il secondo elemento fornisce una descrizione
delle azioni pratiche da intraprendere incluso il processo di implementazione
usato per integrare i dieci principi del Global Compact nelle operazioni
quotidiane dell?impresa. Alle imprese è richiesto di relazionare quanto fatto
nel rispetto di tutti i dieci principi del Global Compact. Nel caso in cui i
loro rapporti escludano uno o più dei dieci principi deve essere riportato anche
il piano d?azione che si intende seguire nell?immediato futuro per il rispetto
dei principi che sono stati esclusi dal precedente rapporto o spiegare come mai
questi principi non sono rilevanti nelle proprie operazioni aziendali. In quanto
iniziativa volontaria il Global Compact si basa sul dialogo multi-stakeholder e
questa è una componente essenziale per creare una bacino di condivisione di
buone prassi.
Il terzo elemento-valutazione dei risultati ottenuti e di
quelli che ci si aspetta di ottenere- si riferisce ad uno dei punti di forza del
Global Compact che è la sua natura volontaria e i suoi sforzi per un
miglioramento continuo. Una componente cruciale del miglioramento risiede nella
valutazione dei progressi ottenuti. In generale un?impresa può scegliere un set
di variabili che reputa essere sufficienti per valutare il progresso. Per avere
un buon esempio di sistemi di auto-valutazione e di autocontrollo, fare
riferimento a la tabella che mette in relazione i Principi del Global Compact e
gli Indicatori di performance GRI..
Una volta fornite tutte le informazioni
richieste nelle Communication on Progress è inoltre auspicabile che un?impresa
descriva come ha redatto la sua Communication on Progress E questo al fine di
condividere le proprie esperienze con gli altri stakeholders e con gli altri
partecipanti al Global Compact
b. Quali mezzi di comunicazione usare per la Communication on Progress
Il Global Compact incoraggia i suoi
partecipanti a ?comunicare annualmente ai propri stakeholders i progressi
ottenuti nell?attuazione pratica dei dieci principi tramite rapporti annuali,
rapporti di sostenibilità o altre comunicazioni aziendali? "(3)
Se
un?impresa è solita pubblicare dei rapporti annuali come i rapporti finanziari
oppure i rapporti di sostenibilità oppure un rapporto unico che integri sia la
parte finanziaria che quella della sostenibilità (incluso un rapporto on-line )
le sue Communication on Progress dovrebbero essere integrate in uno o in più di
uno di questi rapporti. Quanto alle istruzioni per la stesura di queste
Communication on Progress si è pregati di fare riferimento al Modello Suggerito
1.Se un?impresa non pubblica rapporti di sostenibilità o finanziari dovrebbe
effettuare un rapporto annuale concepito per i fini sopraelencati pubblicarlo e
diffonderlo con il sistema di comunicazione e diffusione usato dall?azienda per
comunicare con gli altri stakeholders. Quanto alle istruzioni per la stesura di
queste Communication on Progress si è pregati di rifarsi al Modello Suggerito
2.Per una schema graphica, si è pregati di rifarsi al Communication on
Progress Schema di Flusso.
c. Consegna delle Communication on Progress
L?ufficio del Global Compact di New York ha
sviluppato una ?submission form?; si tratta di una sorta di modulo specifico per
la consegna delle Communication on Progress che sarà disponibile, per tutti i
partecipanti, sul sito web del Global Compact dal 1 Novembre 2004. Questo modulo
richiederà ai partecipanti di inviare una versione elettronica della loro
Communication on Progress e di indicarne i mezzi tramite i quali si è deciso di
informare tutti gli stakeholder.
Li dove sarà possibile i partecipanti
potranno anche stabilire una connessione tra il sito web del Global Compact,
nella sezione dedicata alla pubblicazione della loro Communication on Progress e
il loro sito qualora esso la contenga.
Con l?adozione di questo modulo il
processo di presentazione delle Communication on Progress sarà più facile e
veloce, permetterà inoltre all?Ufficio del Global Compact di New York di
raccogliere le informazioni su come e dove i partecipanti intendono comunicare e
diffondere i progressi ottenuti. Questo metodo fornirà inoltre una piattaforma
dove chiunque, sia esso un singolo individuo o un qualunque tipo di istituzione,
al di fuori del Global Compact, avrà l?opportunità di valutare ed analizzare i
progressi ottenuti dai partecipanti attraverso il loro impegno reale nei
confronti del Global Compact e dei suoi dieci principi.
2) Conseguenze della mancata
trasmissione delle Communication on Progress
Introdotte il 15 giugno 2004, le misure
d?integrità del Global Compact sono state elaborate per garantire l?integrità
dell?iniziativa. In generale le misure d?integrità codificano le pratiche e le
procedure dell?Ufficio del Global Compact di New York. Tuttavia un elemento
nuovo riguarda la stesura delle comunicazioni annuali come prova dell?impegno
dei partecipanti nel rispetto dei dieci principi del Global Compact.
I
partecipanti che non avranno presentato le loro comunicazioni annuali entro il
30 giugno 2005 oppure entro due anni dalla data di adesione al Global Compact
saranno considerati ?inactive? non-attivi sino a quando non invieranno la loro
Communication on Progress. Sul sito web del Global Compact verrà resa pubblica
la distinzione tra le imprese che hanno presentato la Communication on Progress
e quelle che non l?hanno fatto.
Qualora fossero presentate delle
Communication on Progress incomplete verrà inviata una nota esplicativa
contenente dei suggerimenti per migliorarne le carenze per la volta successiva.
L?impresa che pur avendo ricevuto la nota non ha effettuato le aggiunte o i
cambiamenti richiesti sarà considerata non-attiva sino al momento in cui non
provvederà ad apportare alla sua Communication on Porogress le modifiche
necessarie.
| Le COP sono delle
comunicazioni annuali nelle quali viene fornita una descrizione delle
azioni intraprese dalle aziende che hanno aderito, nel rispetto dei dieci
principi del Global Compact. Queste comunicazioni annuali devono essere
accessibili a tutti gli stakeholders È una comunicazione annuale che tutti i partecipanti al Global Compact devono fornir Tutte le COP verranno pubblicate sul sito web del Global Compact e/o verranno instaurati dei link tra il sito web che le contiene e il sito del Global Compact Le imprese che non avranno inviato queste comunicazioni entro i termini stabiliti saranno considerate inattive e identificabili come tali sul sito del Global Compact di New York Communication on Progress Schema di Flusso Modello Suggerito 1 Modello Suggerito 2 Principi del Global Compact e gli Indicatori di performance GRI |
Buone pratiche Dichiarazione in cui si rinnova l'impegno preso nell'iniziativa Global Compact
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