Communication on Progress (COP)
- (Έκδοση απολογισμού ή αναφοράς)

Οι συμμετέχοντες στο Οικουμενικό Σύμφωνο απαιτείται να υποβάλουν αναφορά σε σχέση με την πρόοδο που έχουν σημειώσει ως προς την εφαρμογή των 10 αρχών και τη συμμετοχή τους σε συμπράξεις προς υποστήριξη των αναπτυξιακών στόχων του ΟΗΕ. Ένα COP, είναι μια αναφορά προς τα ενδιαφερόμενα μέρη (καταναλωτές, εργαζόμενοι, εργατικά σωματεία, μέτοχοι, ΜΜΕ, κυβερνητικοί φορείς, κτλ) σε σχέση με την πρόοδο που έχει σημειώσει η επιχείρηση εφαρμόζοντας το Οικουμενικό Σύμφωνο στις εταιρικές δραστηριότητες. Θα πρέπει να περιλαμβάνει μία περιγραφή των δράσεων και των αποτελεσμάτων που επιτεύχθηκαν.

Αποτυχία επικοινωνίας σε ετήσια βάση οδηγεί στην απομάκρυνση του ονόματος της εταιρείας από τη λίστα των ενεργών συμμετεχόντων στο Οικουμενικό Σύμφωνο, κάτι που συνιστά ένα απαραίτητο μέτρο για την προστασία της πρωτοβουλίας. Ένα COP αποτελεί μία σημαντική ένδειξη της δέσμευσης του συμμετέχοντα στο Οικουμενικό Σύμφωνο και τις αρχές του. Αποτελεί, επίσης, ένα εργαλείο επίδειξης ηγεσίας, διευκόλυνσης της μάθησης, έναρξης διαλόγου και προώθησης δράσης.

Τρία βήματα για τη Δημιουργία, επικοινωνία και δημοσίευση ενός COP

1. Communication on Progress (COP). Ένα COP θα πρέπει να περιλαμβάνει τα
εξής τρία στοιχεία:

α) Δήλωση συνέχισης της στήριξης στο Οικουμενικό Σύμφωνο στην εισαγωγική επιστολή, δήλωση ή μήνυμα από τον Γενικό Διευθυντή (CEO), τον πρόεδρο, ή κάποιο άλλο διευθυντικό στέλεχος.
β) Περιγραφή των πρακτικών δράσεων που έχουν αναλάβει οι συμμετέχοντες από τότε που προσχώρησαν στην πρωτοβουλία ή από το πιο πρόσφατο COP, σχέση με: (1) την εφαρμογή των αρχών του Οικουμενικού Συμφώνου και (2) με συμπράξεις προς υποστήριξη των ευρύτερων στόχων των Ηνωμένων Εθνών.
γ) Μέτρηση των αποτελεσμάτων  ή των αναμενόμενων αποτελεσμάτων, κάνοντας χρήση όσο το δυνατό περισσότερο δεικτών ή μέτρων, όπως οι Κατευθυντήριες Οδηγίες της Πρωτοβουλίας της Παγκόσμιας Αναφοράς (Global Reporting Initiative – GRI Guidelines).

Τα COPs θα πρέπει να ενσωματώνονται στις ήδη υπάρχουσες αναφορές των συμμετεχόντων – όπως οι ετήσιοι απολογισμοί και οι αναφορές αειφορίας. Στην περίπτωση που ένας συμμετέχων δεν διαθέτει τέτοιου είδους αναφορές, ένα COP μπορεί να κοινοποιείται με άλλους τρόπους – πχ. μέσω της ιστοσελίδας της επιχείρησης, στο τμήμα εκείνο που οι εργαζόμενοι, μέτοχοι, πελάτες και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέλη αναμένουν να βρουν πληροφορίες για τις οικονομικές, κοινωνικές, και περιβαλλοντικές δεσμεύσεις της επιχείρησης.

2. Διασύνδεση του COP. Οι συμμετέχοντες αναμένεται να δημοσιεύουν  μία
ηλεκτρονική έκδοση ή να παρέχουν ένα URL link στο COP στην ιστοσελίδα του Οικουμενικού Συμφώνου. Το Γραφείο του Οικουμενικού Συμφώνου δέχεται COPs σε όλες τις γλώσσες. Το τμήμα “participants administration” της ιστοσελίδας του Οικουμενικού Συμφώνου περιέχει οδηγίες για το πώς μια επιχείρηση  υποβάλλει το COP.

Με την προσχώρηση στο Οικουμενικό Σύμφωνο, το επίσημο σημείο επαφής της εταιρίας λαμβάνει ένα αυτόματο email  που περιέχει ένα προσωπικό όνομα χρήστη (Login name) και κωδικό (Password), για τη διαχείριση της καταγραφής της επιχείρησης. Όταν υποβάλλετε ένα COP στην ιστοσελίδα του Οικουμενικού Συμφώνου, πατήστε στο “New COP Submission”  κάτω από το “Submissions” και συμπληρώστε τη φόρμα υποβολής. Από τη στιγμή που ένα COP έχει διασυνδεθεί σωστά, το Γραφείο του Οικουμενικού Συμφώνου θα ελέγξει το παραπάνω και θα το δημοσιεύσει στην ιστοσελίδα του Οικουμενικού Συμφώνου.

Προθεσμίες για τα COP

Αρχική υποβολή COP – Οι επιχειρήσεις καλούνται να υποβάλλουν ένα πρώτο COP εντός δύο ετών από την ημερομηνία προσχώρησης στο Οικουμενικό Σύμφωνο. Εάν μια επιχείρηση υπερβεί το παραπάνω χρονικό όριο, θα σημειωθεί ως non-communicating στη βάση δεδομένων των συμμετεχόντων της ιστοσελίδας του Οικουμενικού Συμφώνου.

Μετέπειτα υποβολές COP – Όλα τα COP υποβάλλονται μέσα σε ένα χρόνο από την προηγούμενη υποβολή COP. Εάν μια επιχείρηση υπερβεί το παραπάνω χρονικό όριο, θα σημειωθεί ως non-communicating στη βάση δεδομένων των συμμετεχόντων της ιστοσελίδας του Οικουμενικού Συμφώνου. Εάν μια επιχείρηση δεν υποβάλει τελικά ένα COP, απομακρύνεται από την βάση δεδομένων για τους ενεργούς συμμετέχοντες του Οικουμενικού Συμφώνου, και κατηγοριοποιείται ως ανενεργή στην ιστοσελίδα του Οικουμενικού Συμφώνου.

Για να επιστρέψει μια επιχείρηση στην προηγούμενη ενεργή κατάσταση, θα πρέπει να υποβάλει ένα έγκυρο COP.

Περίοδος χάριτος – Στις επιχειρήσεις που έρχονται σε επαφή με το Οικουμενικό Σύμφωνο και δίνουν μία λογική εξήγηση για την καθυστέρηση στην επικοινωνία (πχ αλλαγές στις μεθόδους αναφοράς, στο προσωπικό κτλ), μπορεί να δοθεί μια περίοδος χάριτος 40 ημερών μεταξύ της ημερομηνίας κατά την οποία θα έπρεπε να είχαν υποβάλλει COP και της αλλαγής στην κατάσταση της εταιρείας (από active σε non-communicating ή από non-communicating σε inactive).